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Automatiser son Agenda hebdomataire avec Apidae

1. Objectifs de la formation

Cette formation est destinée aux personnes qui, travaillant régulièrement sur Apidae (Ex Sitra), ont en charge l'édition de l'agenda hebdomadaire au sein de l'office de tourisme.

En partant de la construction de la recherche avancée la plus pertinente possible, et en passant par un export Excel personnalisé et semi-automatisé à l'aide de formules, les participants réaliseront un gabarit Word ré-exploitable pour éditer chaque semaine en quelques clics le nouvel agenda des manifestations regroupées par dates.

2. A la fin de la formation…

Les participants disposeront, à la fin de la formation :

• - D’un modèle d’export Fêtes et manifestations (Accessible depuis leur compte Apidae (Ex Sitra))
• - D’un exemple Excel d’export de résultats prêts à être fusionnés dans Word/Indesign
• - D’un gabarit Word aux couleurs de l’office pour la mise en page des données

En complément, les participants auront accès à l’espace en ligne de supports Sipea® sur lequel ils retrouveront des aides et des tests d’auto-évaluation pour tester leurs compétences.

3. Programme détaillé

3.1. Libres échanges sur les pratiques de saisies Apidae (Ex Sitra)

• Questions libres des participants sur la saisie dans Apidae (Ex Sitra).

Rappel des fondamentaux et exercices pratiques sur certains sujet (selon les participants) :

• - Les types objet et le rôle des entités juridiques
• - Saisie des périodes, marquage, duplication, critères internes...

3.2. La recherche avancée

• - Rappels sur le fonctionnement de la recherche avancée.
• - La recherche avancée multi-types à l'aide des groupes de critères.
• - Préparation et enregistrement de la recherche "agenda hebdomadaire".

3.3. Préparation du modèle d'export Excel (Cas pratique des Evènements)

• - Préparer son modèle Excel.
• - Cas particulier des dates : Comprendre les différentes options et bien choisir la plus adaptée à ses besoins.
• - Exporter ses données.

3.4. Gérer et retraiter les dates dans Excel

• - Trier les doublons.
• - Gérer le cas des évènements sur de longues périodes.
• - Utiliser les formules d'Excel pour regrouper les évènements par dates.

3.5. Publipostage dans Word et astuces de mise en page

• - Préparer son gabarit Word à travers le publipostage.
• - Présentation d'astuces de mise en page Word (Selon les attentes et besoins des participants) :
• - Gestion des colonnes et tableaux pour la mise en page
• - Bordure et Trames : les bonnes utilisations
• - Publipostage dans un nouveau document.

3.6. Finalisation de l'agenda hebdomadaire

• - Cas du Dépliant 3 volets :
• - Gestion des entêtes, pieds de page et ordonnancement des résultats
• - Titre du document et correction manuelle de la mise en page

3.7. Les astuces pour gagner en efficacité lors du publipostage

• - Traiter les champs vides de Apidae (Ex Sitra).
• - Contrôler l'affichage des heures.
• - Traiter les champs valués de Apidae (Ex Sitra) pour un affichage "à partir de " (âges et tarifs)
• - Mise en page conditionnelle des fiches Apidae (Ex Sitra) selon leurs types ou sous-type...
• - Gestion des images lors du publipostage.
• - Autres demandes et attentes des participants.

3.8. Procédure à suivre les semaines suivantes

• - Comment mettre à profit les mêmes modèles pour éditer en quelques clics chaque semaine le même résultat.

4. Fiche technique de la formation

4.1. Durée

1 journées de 7 heures (De 9h00 12h40 et de 14h00 à 17h40)

4.2. Pré requis organisationnels

Nombre de participants maximum : 10

Chaque personne formée devra disposer d’un compte utilisateur membre pour accéder à Apidae (Ex Sitra).

4.3. Pré requis techniques

• - Salle informatique équipée d’une connexion Internet avec un navigateur récent à jour.
• - Un poste informatique par participant souhaité.
• - Suite office nécessaire (Word & Excel).
• - La connaissance du publipostage Excel vers Word est un plus.

4.4. Evaluation

1 questionnaire en ligne d'auto-évaluation est proposé en fin de stage.

5. Tarifs

Pour organiser votre formation et demander un financement à votre AGEFOS, contactez-nous par e-mail à formation@sipea.fr

5.1. Formation intra-entreprise : organisée par un office de tourisme pour l'ensemble de son personnel

5.2. Formation inter-entreprises : organisée par un territoire ou un groupement d'offices de tourisme

Frais de location de salle non inclus
Frais de déplacements inclus